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Elektronische Aufzeichnungen Informationstechnologie

Elektronische Aufzeichnungen , digitale Nachweise von Transaktionen, die von Einzelpersonen oder Organisationen durchgeführt wurden.

Auf den ersten Blick scheinen sich elektronische Aufzeichnungen nur in ihrem physischen Medium von Papieraufzeichnungen zu unterscheiden . Die Erstellung von Aufzeichnungen in elektronischer Form hat jedoch praktische, rechtliche und technologische Hindernisse für die öffentliche Rechenschaftspflicht geschaffen , die noch vollständig überwunden werden müssen.

Die Herausforderungen sind einfach zu veranschaulichen. Die Schaffung immer größerer Datenbanken und später unstrukturierter Bürosysteme seit den 1960er Jahren wurde von den geschäftlichen Anforderungen bestimmt - sei es in der Regierung oder im privaten Sektor. Wenn jedoch die zum Speichern der Daten verwendeten Systeme veraltet sind, stehen die für die Daten Verantwortlichen vor gewaltigen Herausforderungen, wenn sie die Daten weiterhin abrufen und verfügbar machen wollen. Die ursprüngliche SoftwareMöglicherweise werden sie nicht mehr von Softwarelieferanten unterstützt, oder es ist möglicherweise erforderlich, Daten auf neue Softwareplattformen zu migrieren. Jede Datenmigration führt üblicherweise zu einem Verlust der Datenqualität. In beiden Fällen haben Unternehmen Schwierigkeiten, die Rechenschaftspflicht im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten - unabhängig davon, ob es sich um Pharmaunternehmen handelt, die die Herkunft ihrer Produkte nachweisen, oder um Regierungen, die auf Anfragen zur Informationsfreiheit reagieren.

Versuche, diese Probleme durch Speichern von Aufzeichnungen in Papierform zu lösen, haben sich als unbefriedigend erwiesen. Papieraufzeichnungen haben nicht die gleiche Funktionalität wie ihre elektronischen Gegenstücke. In den Vereinigten Staaten beispielsweise entschieden die Gerichte, dass E-Mail- Aufzeichnungen des Weißen Hauses während der Regierung von Ronald Reagan nicht vernichtet werden sollten, da Papierausdrucke kein akzeptabler Ersatz für die elektronischen Aufzeichnungen sind. 1993 erklärte der Prozessrichter in Armstrong gegen das Exekutivbüro des Präsidenten , dass die beiden Versionen nicht austauschbar seien.

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In den letzten zwei Jahrzehnten des 20. Jahrhunderts erkannten staatliche und private Stellen, dass elektronische Aufzeichnungen eine erhebliche Herausforderung für die Geschäftseffektivität und die Rechenschaftspflicht darstellen. Um die Jahrhundertwende gingen die meisten organisatorischen Reaktionen auf die Herausforderung von einer Abgrenzung der wesentlichen Merkmale elektronischer Aufzeichnungen aus - eine Charakterisierung, die die Authentizität der Aufzeichnung (es ist das, was sie sagt), ihre Zuverlässigkeit (sie ist maßgeblich und vertrauenswürdig ) hervorhebt ), seine Integrität (es ist vollständig und unverändert) und seine Verwendbarkeit (es kann lokalisiert, abgerufen und präsentiert werden). Zu Beginn des 21. Jahrhunderts fand dieser Fokus auf „Aufzeichnung“ Eingang in gesetzliche Definitionen von Aufzeichnungen sowie in nationale und internationale Standards.

Softwareunternehmen reagierten auf die Herausforderung mit der Entwicklung spezialisierter ERM-Tools (Electronic Records Management), die neben Office-Systemen und anderer primärer Software eingesetzt werden können und nicht nur Beweise für Geschäftstransaktionen erfassen, sondern auch die zugehörigen Metadaten, die zur Interpretation dieser Transaktionen erforderlich sind (z. B. Beweise dafür, wer was an wen wann gesendet hat). . Der Preis in diesem Bereich der Systementwicklung besteht darin, eine bessere Integration von ERM-Tools in Desktop-Software zu erreichen und die Abhängigkeit vom Benutzer zu verringern - dessen Fokus selten auf der Archivierung der Daten liegt, die er gerade verarbeitet hat.

Es ist mittlerweile allgemein anerkannt, dass das Erfassen und Speichern von Aufzeichnungen in zugänglicher Form ein viel früheres Eingreifen von Archivaren und Informationsmanagern erfordert als dies bei Papieraufzeichnungen der Fall war. Innerhalb der Regierung haben sich die nationalen Archive neu ausgerichtet, um sich viel mehr als zuvor auf die proaktive Verwaltung von Aufzeichnungen zu konzentrieren. Sie arbeiten mit Softwareentwicklern und Agenturen zur Erstellung von Aufzeichnungen zusammen, um die Erstellung von Aufzeichnungen zu beeinflussen. Archive, die dies nicht tun, werden Schwierigkeiten haben, eine zugängliche Regierungsaufzeichnung zu führen.